Je kunt in outlook je agenda delen met collega’s zodat zij kunnen zien wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet.

In deze handleiding leer je:

• Wat de standaardinstelling van outlook is
• Hoe je deze standaardinstelling kan wijzigen
• Hoe je specifieke personen extra rechten geeft
• Wat een gemakkelijke manier is om een vergadering te plannen en te zien wie er wanneer beschikbaar is
• Hoe je de volledige agenda van een collega kan bekijken

 

Standaardinstelling: Alleen beschikbaarheid

Collega’s die de outlook agenda gebruiken, zien standaard alleen wanneer je beschikbaar bent (bezet/vrij/etc.). Met deze informatie kunnen ze je bijvoorbeeld uitnodigen voor een afspraak.

Je kan deze standaardinstelling ook wijzigen.

Om dit te doen ga je in outlook naar agenda – Map en klik je vervolgens op Machtigingen voor agenda.

Wat betreft het geven van leesrechten op je agenda zijn er 4 verschillende machtigingsniveau ’s.

• Geen: je agenda wordt niet getoond aan collega’s. We raden dit niet aan.
• Beschikbaarheidsinfo. De standaardinstelling. Collega’s kunnen alleen zien welke tijden je bent beschikbaar, zoals hierboven reeds getoond.
• Beschikbaarheidsinfo, onderwerp, locatie. Je collega’s zien behalve of je beschikbaar of niet bent, ook het onderwerp en de locatie (campus) waar je bent. Vooral dit laatste is handig en we raden dan ook aan om je standaardmachtiging op dit niveau te zetten.

• Volledige gegevens: je collega’s zien alle details van je afspraak zoals jij die ook te zien krijgt.

Behalve het geven van leesrechten, kan je ook rechten geven om te schrijven in je agenda en zaken te verwijderen uit je agenda. Als algemene instelling, is dit zeker niet aan te raden.

Specifieke personen andere rechten geven.

Soms wil je dat sommige mensen extra rechten hebben op je agenda, bijvoorbeeld om alle details te zien of wijzigingen aan te brengen. Dit doe je door in het scherm van de machtigingen deze persoon toe te voegen en de machtigingen hiervoor te plaatsen zoals je dat zelf wil.

Een vergadering plannen met de planningassistent

Als je een vergadering wil plannen met een aantal collega’s is het handig gebruik te maken van de planningassistent.

Je nodigt de deelnemers zoals hieronder aangegeven.

Via de planningassistent zien je dan perfect wanneer er een geschikt moment gevonden kan worden waarop iedereen beschikbaar is. In het voorbeeld hierboven is dit op donderdag 17/10 van 17u tot 18u.

Een agenda van een collega bekijken

Als je de agenda van een collega wil bekijken, klik je in Agenda – Map, op agenda openen, en vervolgens op gedeelde agenda openen.

Je krijgt naast je eigen agenda dan ook de agenda van je collega te zien.

Deze agenda verschijnt vanaf dan onder gedeelde agenda’s. Door aan- en af te vinken wordt deze al dan niet getoond.