Om het cursistvolgsysteem te gebruiken in de docent applicatie, klik je op het menu item “cursistvolgsysteem”.

Het cursistvolgsysteem opent in een nieuwe tab.

Aan de linkerkant heb je een overzicht van je cursussen met daarin de cursisten. Aan de rechterkant heb je het CVS. Je moet eerst een cursist aanklikken om een bepaalde actie uit te voeren in het CVS.

Je kan ook zoeken op een cursist. Dit doe je door in het tekstveld achter de label “zoeken” de waarde in te typen waarop je wilt zoeken. Vervolgens krijg je een lijst van cursisten die gebaseerd zijn op je zoekfilter.

Klik je op een cursist, dan worden zijn gegevens weergegeven in het cursistdetail bovenaan en wordt dit ingeladen in de CVS schermen.

Invullen en raadplegen

Bovenaan heb je de tabbladen: proeven, registratie, dossier.

In het tabblad “registratie” kan je de registraties raadplegen en zelf registraties maken.

Klik op de lijn die je wil raadplegen. Onderaan opent zich de informatie.

Onderaan de registratie kan je opmerkingen toevoegen. Tik je tekst in en voeg deze toe door op het groene plusje te klikken.

Zelf een registratie maken

Klik op het groene plus icoon om een nieuw gesprek aan te maken.

Het detail opent. Je kan dit invullen en bewaren.

Onderstaande velden zijn verplicht. Van zodra je deze hebt ingevuld kan je de registratie bewaren door op het diskette icoon te klikken. Je vindt de registratie dan terug in het overzicht.
Onderwerp: dit veld is zichtbaar voor diegene die notificaties krijgen
Type: als docent kan je enkel het type docent kiezen. Je kan zien wie je registratie kan bekijken en wie je registratie kan wijzigen of verwijderen.

Contact centrum: je eigen naam

Je kan er voor kiezen om enkele personen op de hoogte te brengen van je registratie. Dit doe je via het overzicht van de ontvangers (zie verder notificaties).

Door op het groene plusje te klikken, kan je ook een rol toevoegen van ontvangers, bijvoorbeeld docenten. Op die manier krijgen alle docenten die dit jaar lesgeven aan deze cursist, een notificatie.

Contact centrum: is niet noodzakelijk de persoon die registreert. Kan een medewerker zijn die registreert voor jou
Datum: onderstaande velden zijn niet verplicht:
Modules: je krijgt automatisch een lijst van alle modules die beginnen met de eerste letters van de modulenaam die je wil intikken.

Communicatie
Je kan aangeven of de communicatie via email, telefoon of post is gebeurd

Opleiding
Je kan een opleiding toevoegen aan een gesprek door in het zoekveld de eerste letters van de opleiding in te typen en dan te selecteren uit de suggesties. Klik dan op het groen plus icoon zodat de opleiding wordt toegevoegd. Je kan een opleiding verwijderen door op het rode kruisje te klikken. Van zodra je de registratie opslaat, is de opleiding ook verwijderd

Gesprek: detail / afspraken / advies
Er is ruimte voorzien voor het noteren van de inhoud van het gesprek. De inhoud is alleen zichtbaar voor de personen die je rechten geeft.

Documenten toevoegen
Aan een registratie kan je documenten koppelen en raadplagen. Dit doe je door op de “upload document” knop te klikken. Je krijgt een pop-up scherm te zien. Vul een omschrijving in, selecteer een categorie en zoek het bestand dat je wilt uploaden. Als je dit hebt gedaan klink je op de knop “selecteer”.

Deelnemers toevoegen aan een registratie
Je kan meerdere cursisten toevoegen aan een registratie.
Standaard staat de opgezochte cursist in de lijst met geselecteerde cursisten. Een groepsregistratie is zichtbaar in het registratie overzicht van alle geselecteerde cursisten.
Je kan een extra cursist toevoegen door op het vergrootglas icoon te klikken. Als je een cursist hebt gevonden wordt deze toegevoegd aan de lijst van deelnemers.

Je kan een cursist verwijderen door op het rode kruisje te klikken. De cursist die je hebt openstaan (opgezocht en zichtbaar in de summary) kan je niet uit de lijst verwijderen. Als je een cursist hebt gevonden wordt deze toegevoegd aan de lijst van deelnemers. Je kan een cursist verwijderen door op het rode kruisje te klikken. De cursist die je hebt openstaan (opgezocht en zichtbaar in de summary) kan je niet uit de lijst verwijderen.

Bewerken registratie
Je kan het gesprek terug bewerken door op het potlood icoon te klikken. Hierdoor worden de velden van het gesprek bewerkbaar.

Machtigingen registratie
Standaard zijn er machtigingen gezet per gesprekstype. De machtiging op een registratie zorgt ervoor welke rol (persoon) de registratie kan zien en/of bewerken. Je kan pas machtigingen zetten na de eerste keer dat je de registratie hebt bewaard.

Om een nieuwe machtiging aan te maken klik op het groene plus icoon.
Vervolgens selecteer je een rol waarvoor de machtiging van toepassing zal zijn. Je kan ook specifiëren in welke opleiding en of lesplaats maar dit is niet verplicht.

Betekenis van iconen
 Het oog: De gebruiker kan het onderwerp en de details zien van het gesprek.
 Het potlood: Gebruikers kunnen de registratie zien en bewerken.
 Het slotje: De gebruiker kan enkel het onderwerp zien, maar geen details.

Notificaties
Alle personen die in een rol zitten die hoort bij een registratietype kunnen je registraties raadplegen. Standaard krijgt iedereen ook een notificatie. Dwz dat je hen aanport om je registratie te raadplegen. Maar het is beter om alle ontvangers uit te vinken en slechts die personen aan te vinken waarvan je wil dat ze jouw registratie lezen.

In je docentenapplicatie kan je in het linkermenu bovenaan zien hoeveel notificaties je ontving.

Als je klikt op de ongelezen notificaties, krijg je een nieuw scherm met de lijst van notificaties.

Je opent de notificatie door op de lijn te klikken. Je wordt naar het scherm “registraties” gestuurd van de cursist. Dit scherm opent in een nieuw venster.
 Je kan in de lijst items markeren voor opvolging door op de vlag te klikken.
 Je markeert als gelezen door het omslagje open te klikken.