Een Office-bestand delen met collega’s

Een Office 365-document delen met je collega’s is bijzonder eenvoudig. Je kan documenten delen vanuit de desktop- of online versie van eender welk Office-programma of vanuit Onedrive. Een overzicht.

1 Waar vind je de knop “Delen”?

Delen vanuit Onedrive: houd je muis boven de bestandsnaam van het document dat je wilt delen of klik op de drie puntjes. Klik op het icoontje of op Delen in het menu.

Delen vanuit een document: in eender welk Office-programma (desktop of online) vind je de knop ‘Delen’ rechts bovenaan in het lint.

LET OP! Van op je desktop kan een Office-bestand enkel worden gedeeld als het is opgeslagen op Onedrive. Probeer je een lokaal opgeslagen bestand te delen, dan word je eerst gevraagd om dit te verplaatsen naar Onedrive. Klik hiervoor op “Uploaden“. Onder “Plaats” kan je zelf bepalen waar het document terecht komt op je Onedrive.

2 Klik op de knop “Delen”

Vanaf hier moet je enkele beslissingen nemen.

2.1 Met wie wil je het bestand delen?

Vul de namen in van de personen met wie je het bestand wenst te delen en voeg eventueel een tekst toe.

2.2 Moet de bestemmeling het bestand ook kunnen bewerken?

Bovenaan zie je dat de opgegeven personen het bestand voorlopig enkel kunnen weergeven. Dat betekent dat de bestemmelingen het opgegeven bestand kunnen lezen, maar niet bewerken.

Wil je dat veranderen, klik dan op de knop Personen die u opgeeft, kunnen enkel weergeven. In het volgende scherm kan je de instellingen voor de koppeling aanpassen.

Vink Bewerken toestaan aan als de bestemmelingen het bestand ook moeten kunnen bewerken.

LET OP: Als je de knop Downloaden blokkeren aanzet, dan kunnen de bestemmelingen geen kopie opslaan op hun persoonlijke harde schijf, maar het bestand enkel online raadplegen. In dat geval wordt de mogelijkheid om het bestand te bewerken eveneens geblokkeerd.

Klik op ‘Toepassen” om terug te keren naar het eerste scherm.

3 De koppeling verzenden

Als je vanuit het schermpje Delen op de blauwe knop Verzenden klikt, krijgen de bestemmelingen onderstaande e-mail toegestuurd. Het volstaat op de blauwe knop Openen te klikken om het gedeelde document te raadplegen.

In plaats van op Verzenden te klikken, kan je ook kiezen voor Koppeling kopiëren of Outlook. In het eerste geval wordt een koppeling naar het bestand gemaakt, die je kunt kopiëren en plakken in bijvoorbeeld een e-mail of het verslag van een vergadering. In het tweede geval wordt de koppeling meteen geplakt in een e-mail gericht aan de bestemmelingen. Deze e-mail dien je wel nog zelf te verzenden.

LET OP: enkel de personen die je hebt opgegeven zullen het bestand via deze koppeling kunnen weergeven. Wil je dit uitbreiden naar alle collega’s, vink dan in de koppelingsinstellingen Personen in cvoantwerpen met de koppeling aan.

In een volgende tutorial leer je hoe je met je collega’s kunt samenwerken in een gedeeld document.

Was this article helpful?

Related Articles

Leave A Comment?